Doanh nghiệp nên thuê xe hay mua xe công ty?

Doanh nghiệp nên thuê xe hay mua xe công ty? Không có đáp án chung cho mọi công ty. Quyết định phụ thuộc vào tần suất dùng xe, việc có tuyển được tài xế ổn định hay không, và phòng hành chính có đủ người để quản lý một đội xe. Bài viết đưa ra khung so sánh để bạn tự điền số liệu của công ty mình, thay vì dựa vào một con số chung chung.

Những chi phí ẩn khi công ty tự sở hữu xe

Giá mua xe chỉ là khoản dễ thấy nhất. Khi xe đã về công ty, phòng hành chính phải lo thêm nhiều việc không nằm trên hóa đơn mua xe:

• Tài xế: lương, bảo hiểm, ngày phép, làm thêm giờ, và người thay khi tài xế nghỉ ốm.
• Bảo dưỡng, sửa chữa: lịch bảo dưỡng định kỳ, lốp, ắc quy, và những ngày xe nằm xưởng không có xe dùng.
• Bảo hiểm, đăng kiểm, phí đường bộ: các khoản lặp lại hằng năm và cần người theo dõi hạn.
• Bãi đỗ: chỗ đậu tại văn phòng, tại nhà tài xế, phí gửi xe khi đi gặp khách.
• Quản lý: sổ theo dõi km, nhiên liệu, phạt nguội, chứng từ chi phí. Đây là thời gian của nhân sự, dù ít khi được tính thành tiền.
• Vốn và khấu hao: tiền mua xe nằm trong tài sản cố định thay vì phục vụ hoạt động kinh doanh chính. Cách hạch toán cụ thể nên hỏi kế toán của công ty.

Thuê xe theo tháng giải quyết được gì

Với hình thức thuê xe theo tháng có tài xế cho doanh nghiệp, nhà xe lo tài xế và chăm sóc xe; những điểm như xe thay thế khi xe hỏng được ghi trong hợp đồng. Công ty nhận một khoản chi phí cố định hằng tháng, dễ đưa vào ngân sách. Một số điểm cần lưu ý:

• Giá thuê có tài xế đã gồm nhiên liệu và phí cầu đường theo phạm vi thỏa thuận, nên ít chứng từ lặt vặt.
• Có thể đổi dòng xe khi nhu cầu thay đổi, ví dụ từ sedan sang xe 7 chỗ khi đội kinh doanh đông hơn.
• Hợp đồng chi tiết, ký kết rõ ràng giữa hai bên; hóa đơn có thuế VAT 8%.
• Đội xe đời 2022–2025; doanh nghiệp chọn xe máy xăng hoặc máy dầu theo nhu cầu.

Nếu công ty có người lái riêng, có thể cân nhắc thuê xe ô tô theo tháng dạng tự lái. Khi đó nhiên liệu, phí cầu đường và gửi xe do công ty tự trả.

Bảng so sánh theo tần suất sử dụng

Cách tự tính cho công ty bạn

1. Liệt kê số ngày dùng xe thực tế trong 3 tháng gần nhất, tách theo người dùng và mục đích.
2. Cộng toàn bộ chi phí sở hữu theo năm: khấu hao theo cách kế toán của bạn, tài xế, bảo hiểm, đăng kiểm, bảo dưỡng, bãi đỗ, nhiên liệu.
3. Xin báo giá thuê tháng cho đúng nhu cầu (dòng xe, giờ làm, phạm vi đi tỉnh). Mọi báo giá hiện được giảm 10%.
4. So sánh thêm phần không đo bằng tiền: rủi ro tài xế nghỉ việc, xe hỏng giữa tuần, thời gian của phòng hành chính.

Mô hình kết hợp

Nhiều doanh nghiệp chọn cách giữ một hoặc hai xe sở hữu cho nhu cầu cố định, rồi thuê thêm theo tháng hoặc theo chuyến cho những lúc cao điểm: đón đối tác, hội nghị, tất niên. Cách này giúp đội xe không phình to chỉ vì vài tuần bận rộn. Khi cần thuê xe có tài xế theo chuyến, hãy gửi lịch trình sớm, nhất là giai đoạn cuối năm khi nhu cầu và chi phí nhiên liệu đều tăng.

Câu hỏi thường gặp

Công ty nhỏ có nên mua xe ngay không?

Nếu tần suất dùng chưa ổn định, thuê theo chuyến hoặc thuê tháng giúp công ty thử nhu cầu thực tế trước khi bỏ vốn.

Thuê xe có xuất hóa đơn không?

Có, hóa đơn có thuế VAT 8%. Nên nhờ kế toán xác nhận thông tin xuất hóa đơn trước khi ký.

Xe thuê tháng hỏng thì sao?

Phương án xe thay thế và thời gian xử lý được ghi trong hợp đồng; hãy đọc kỹ mục này trước khi ký.

Có thể chuyển từ thuê theo chuyến sang thuê tháng không?

Được. Khi đã có số liệu sử dụng vài tháng, bạn sẽ dễ chọn gói phù hợp hơn.